Почему на Авито важно ответить первым

Скорость ответа — главное, что решает, у кого гость забронирует. Пока вы за рулём, на работе или спите, заявка висит без ответа, а гость параллельно пишет другим объявлениям.

В Roomi первое сообщение уходит не по расписанию, а сразу. Как только шаг автопилота встаёт в очередь, исполнитель запускается тем же моментом — ждать следующего прохода фоновой задачи не нужно. Само сообщение отправляется в чат Авито через официальный API площадки, тем же путём, что и ваши ручные ответы: как устроено подключение, описано в интеграции с Авито.

Автоответ не перебивает живой разговор. Перед отправкой система проверяет, не написали ли вы гостю сами после того, как шаг встал в очередь: если написали — шаг молча пропускается, а в статистике автопилота под счётчиком «Пропущено» появляется подсказка «вы уже ответили».

Как настроить автоответы в Авито: пошагово

Настройка делается один раз на квартиру, дальше сценарий копируется на остальные объекты. Порядок такой.

  1. Подключите Авито. Нажмите «Подключить Avito» и войдите в аккаунт на стороне площадки — авторизация официальная, пароль от Авито в программу не вводится. Дальше в том же окне укажите номер аккаунта Авито и ID объявления этой квартиры. После этого чаты и заявки приходят в Roomi.
  2. Откройте раздел «Автопилот», выберите квартиру и нажмите «Включить автопилот». Создастся сценарий с источником «Авито» и готовым набором шагов.
  3. Пройдите по шагам сверху вниз. У каждого есть тумблер, событие («На запрос (новая бронь)», «На подтверждение брони», «После выезда»), задержка, канал «Авито-чат» и текст сообщения.
  4. Вставьте в текст подстановки вместо ручного набора: имя гостя, даты брони, время выезда, следующий заезд, адрес, код доступа, название квартиры, Wi-Fi, ссылка на карту, ссылка на страницу гостя, ссылка на отзыв и ссылка на оплату.
  5. Проверьте вкладку «Как выглядит». Предпросмотр показывает переписку так, как её увидит гость — без скобок и кодов; в тест-прогоне можно подставить своё имя гостя, даты, код и адрес.
  6. Поставьте паузу перед мгновенными шагами: 5, 10, 15 или 30 минут. Это окно, чтобы успеть выключить автосообщения у конкретной брони — в её карточке есть отдельный тумблер «Автосообщения».
  7. Скопируйте готовый сценарий на другие квартиры кнопкой «Копировать на другой объект».

Какие сценарии срабатывают и в какой момент

В автопилоте восемь шагов: первое сообщение гостю, страница гостя, оплата, сбор паспорта, залог, код доступа, уведомление уборщице и запрос отзыва. Паспорт и залог по умолчанию выключены — включайте, только если вы их действительно собираете.

Запускают шаги три события, и вы выбираете их для каждого шага отдельно.

  • «На запрос (новая бронь)» — приветствие и ссылка на страницу гостя.
  • «На подтверждение брони» — оплата, паспорт, залог, код доступа, уведомление уборщице.
  • «После выезда» — запрос отзыва.

Момент отправки задаётся задержкой: сразу, через 5 или 15 минут, через 1 или 3 часа, за 3 часа или за сутки до заезда, в день выезда, через 2 часа после выезда или на следующий день.

У шагов есть условия: гость не ответил, бронь не оплачена, нет паспорта, бронь отменена. Действие на выбор — напомнить, заблокировать шаг или остановить всю цепочку. Так, код доступа можно не отправлять, пока бронь не оплачена, а при отмене цепочка останавливается целиком.

Код доступа можно вписывать вручную или отдать замку: при типе «TTLock» система сама создаёт временный PIN на даты заезда–выезда и подставляет его в текст — подробнее про умные замки. Ссылка на страницу брони, которая уходит гостю отдельным шагом, — это гостевой портал.

Примеры текстов автоответов, которые можно скопировать

Ниже — рабочие заготовки: короткие, с конкретикой и без канцелярита. Значения в двойных фигурных скобках программа подставляет сама, а в редакторе их удобнее вставлять кнопками над полем текста — в строке «Вставить:» есть имя гостя, даты, адрес, код и ссылки.

  • Первое сообщение: «Здравствуйте, {{guest_name}}! Бронь на {{dates}} получена. Сколько человек будет? Во сколько планируете заехать?»
  • Страница гостя: «Вот ваша страница брони — там всё для заезда: {{guest_page_url}}»
  • Код доступа: «{{guest_name}}, всё готово! Код от сейфа: {{access_code}}. Адрес: {{address}}»
  • Запрос отзыва: «{{guest_name}}, спасибо что были у нас! Будем рады отзыву {{review_url}}»

Если вы собираете документы, пригодится пятая заготовка — запрос паспорта: «{{guest_name}}, для заселения нужен паспорт. Пришлите, пожалуйста, фото главной страницы». Ставьте её через пару часов после подтверждения, а не сразу за приветствием: два запроса подряд гость читает как анкету.

Что будет, если гость написал ночью

Ночной режим в автопилоте включён по умолчанию: с 22:00 до 09:00 сообщения не уходят, а откладываются до конца тихих часов. Время считается по часовому поясу объекта, а не сервера — у хозяина во Владивостоке ночь наступает раньше московской. Границы окна можно изменить или выключить его совсем.

Из ночной паузы есть два исключения, и оба в вашу пользу. Приветствие на свежую заявку уходит в любое время суток: гость только что написал и ждёт ответа, держать его до утра — терять бронь. Второе исключение — всё, что привязано к заезду: шаг «за 3 часа до заезда» и любой шаг, если до заезда осталось меньше шести часов. Иначе гость приедет к запертой двери без кода.

Отложенные сообщения не пропадают: они возвращаются в очередь на ближайшее утро и уходят, когда тихие часы заканчиваются.

Когда включать ИИ, а когда отвечать самому

ИИ-помощник — отдельный тумблер в разделе «Автопилот», он работает поверх сценариев, а не вместо них. ИИ отвечает на вопросы гостя своими словами по данным объекта, брони, переписки и вашей базы знаний; если точного ответа в данных нет — молчит и присылает вам уведомление с вопросом гостя.

Включать ИИ можно в каждом чате отдельно. В шапке чата стоит чип с тремя режимами: «ИИ отвечает», «Вы ведёте» и «ИИ выключен». Как только вы ответили гостю вручную, чат сам переходит в «Вы ведёте» — ИИ замолкает и не перебивает. Вернуть его можно тем же чипом, новая бронь снимает паузу автоматически, а режим «ИИ выключен» держится, пока не снимете его сами.

Есть темы, которые ИИ не трогает по умолчанию: цена, оплата, скидки и торг, перенос и отмена дат, свободные даты, коды и пароли, жалобы и компенсации. По этим вопросам он всегда молчит и зовёт вас. Отдельно работают стоп-слова: при словах о ЧП — потоп, пожар, «код не подходит», жалоба — ИИ мгновенно замолкает, чат переходит к вам и приходит срочное уведомление. Свои слова в этот список можно дописать.

Чтобы гость не сидел в тишине, пока ИИ молчит, есть заглушка: если вы не ответили за заданное число минут, гостю уходит вежливое «уточню и вернусь». А ваш ручной ответ система предлагает сохранить парой «вопрос — ответ» в базу знаний, и в следующий раз ИИ ответит по нему уверенно.

Практическое правило: ИИ — на справочные вопросы (во сколько заезд, где парковка, есть ли стиральная машина), вы — на всё, где решаются деньги и даты. Сценарии автопилота при этом главнее: если у брони в ближайшие минуты запланирован шаг цепочки, ИИ уступает и не пишет вторым сообщением.

Типичные ошибки при настройке автоответчика

  • Оставить шаблоны по умолчанию как есть. Приветствие спрашивает про количество гостей и время заезда — если вы это и так знаете из заявки, вопрос выглядит роботом.
  • Поставить код доступа на «сразу» вместо «за 3 часа до заезда». Код, присланный за неделю, гость потеряет в переписке.
  • Забыть про источники броней. По умолчанию сценарий запускается на бронях с Авито; ручные брони и другие площадки нужно отметить отдельно, иначе цепочка по ним просто не стартует.
  • Выбрать канал MAX или SMS. Они помечены «скоро» и сообщение не доставят — для Авито оставляйте канал «Авито-чат».
  • Не смотреть вкладку «Лог». Там по каждому шагу видно: отправлен, пропущен, заблокирован условием или упал с ошибкой. А сколько шагов не ушло, потому что вы ответили гостю сами, показывает статистика над вкладками — подсказка «вы уже ответили» под счётчиком «Пропущено».
  • Включить сбор паспорта и залог «на всякий случай». Лишние требования в первый час знакомства отпугивают сильнее, чем цена.

И последнее: перед запуском один раз пройдите цепочку глазами гостя в предпросмотре. Предпросмотр рисует переписку на примерных данных: видно порядок сообщений, длину текста и лишние вопросы, а в тест-прогоне можно подставить своё имя гостя, даты, код и адрес. Сами поля объекта — адрес, Wi-Fi — проверьте отдельно в карточке квартиры: чего там нет, того гость в сообщении не увидит. Полный обзор модуля — на странице автоответов гостям, а календарь, из которого автопилот берёт даты, — шахматка.