Шахматка бронирования - таблица, где по строкам объекты (квартиры или номера), по столбцам дни, а на пересечении видно, кто живёт. Ниже - готовый шаблон в Excel: вы вносите брони списком, а шахматка рисуется сама и подсвечивает красным две брони в одни сутки.
Что внутри шаблона
| Лист | Что на нём |
|---|---|
| Брони | Список броней: объект, гость, телефон, заезд, выезд, число гостей, сумма, внесено, площадка, статус. Ночи и остаток к оплате считаются сами, площадка и статус выбираются из списка. |
| Шахматка | До 15 объектов на 31 день от выбранной даты. В день заезда - имя гостя, в остальные дни брони - точка, выходные выделены. Отменённые брони не показываются. |
| Как пользоваться | Короткая инструкция на одном экране. |
В шаблоне только стандартные функции (COUNTIFS, INDEX, MATCH) и нет макросов, поэтому включать макросы при открытии не нужно.
Как вести шахматку в Excel: пошагово
- На листе "Шахматка" в колонке "Объект" впишите названия квартир или номеров - например, "Ленина 5" или "Номер 12".
- На листе "Брони" удалите три строки-примера и заносите каждую бронь отдельной строкой. Название объекта пишите точно так же, как в шахматке, - по нему строки и связываются.
- Выезд - это день, когда гость уезжает. Эти сутки в шахматке уже свободны, на них можно поселить следующего гостя.
- Чтобы посмотреть другой месяц, поменяйте дату "Первый день" вверху шахматки.
- Отменили бронь - поставьте статус "отменена", а не удаляйте строку: история останется, а даты освободятся.
Красная клетка "2 брони!" - это овербукинг
Если две брони одного объекта занимают одни сутки, клетка становится красной. В таблице это видно сразу; хуже, когда вторая бронь пришла с другой площадки, а в таблицу её ещё никто не занёс. Почему так бывает и как это закрыть - в статье как избежать овербукинга.
Чего не умеет Excel
Таблица хороша, пока объектов мало и брони приходят с одной площадки. Дальше упирается в три вещи:
- Площадки не видят таблицу. Бронь с Авито нужно вручную занести в Excel и вручную закрыть даты на Суточно.ру, Циан и остальных. Пока вы это делаете, даты продолжают продаваться.
- Неудобно с телефона. Шахматку на 31 день в мобильном Excel читать тяжело, а брони приходят в любое время.
- Деньги и уборки живут отдельно. Кто внёс предоплату, когда убирать, сколько заработала каждая квартира - всё это ещё несколько таблиц.
Онлайн-шахматка Roomi закрывает это: Авито и Островок подключаются напрямую, Суточно.ру, Циан и другие площадки - по iCal, и бронь с любой площадки закрывает даты на остальных без вашего участия. Подробнее о том, как это устроено, - на странице менеджера каналов.
Как перенести таблицу в Roomi
Этот шаблон можно загрузить в Roomi как есть: раздел "Бронирования" → "Импорт из Excel". Лист "Брони" специально идёт первым и с теми заголовками, которые узнаёт импорт: объекты, даты, гости с телефонами, суммы и площадки переносятся сами, отменённые брони пропускаются. Объекты, которых ещё нет в Roomi, импорт создаст по названию.